Trayendo a colación la frase acuñada por el norteamericano Wiliam Hewlett que dice: “Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede administrar”, nos pone sobre la palestra la importancia de contar con Indicadores Claves de Rendimiento, conocidos como KPI’s (Key Performance Indicator) para poder medir rendimientos y optimizar procesos internos.

Para entender este concepto, cito al consultor de logística y académico español José Manuel Toledano, quien señaló: “un Indicador de Desempeño tiene que servir para evaluar el rendimiento, y los resultados de la planificación contribuyendo a la toma de decisiones” agregando que la medición debe hacerse en “términos de cantidad, calidad y tiempo con una expresión numérica”

Tomando en consideración la opinión de estos dos expertos, los indicadores son parte esencial para optimizar los resultados de las organizaciones empresariales o gubernamentales, cuando sirven para medir comparativamente la información relacionada con la historia (lo que se ejecutó), el presente (lo que se está ejecutando) y la planificación a futuro (lo que se va a ejecutar).

Bajo esta dinámica los indicadores deben estar orientados a medir estados parametrizados con metas realistas y negociadas con las unidades gestoras, representando cuantitativamente objetivos derivadas de la visión estratégica (planificada a largo plazo) y la misión táctica (planificada a mediano plazo), en correlación con las acciones planificada en el corto plazo.

Es así, como la importancia de medir mitiga la incertidumbre de las decisiones y minimiza el riesgo por el seguimiento y control de los resultados de gestión, sino que también guarda una estrecha relación en el aseguramiento de los cumplimientos de compromisos tanto sea con clientes y proveedores, internos y/o externos, como con los dueños accionistas.

Con respecto a esto último, cabe recalcar que los compromisos asumidos abarcan, por lo general diversas dimensiones como la Económica, relacionada con los flujos de caja; Financiera, tomando en cuenta el uso del dinero en el tiempo; Productividad, uso de recursos humanos, físicos y de tiempos para lograr resultados; Calidad en la Planificación, como por ejemplo en lo referente a niveles de inventarios; Calidad de Gestión, como lo es la satisfacción de clientes y proveedores; entre tantas otras que se pueden mencionar.

Si bien esto aplica a nivel general, veámoslo desde el plano logístico, donde resulta indispensable que se desarrollen habilidades alrededor del manejo de indicadores, con la finalidad de utilizar información precisa, confiable y de manera oportuna para la toma de decisiones en dirección a obtener el famoso Just in Time. La entrega a tiempo y oportuna es consecuencia de la mejora continua de los procesos, de cumplir con objetivos prefijados y el seguimiento, control y evaluación con un análisis reflexivo y estructurado de los resultados.

En consecuencia, los KPI’s del área de logística cuentan con las siguientes características:

• Se relacionan con la visión y misión, definiendo estrategias y tácticas corporativas, como también operacional de la unidad de negocio, considerando siempre factores de competitividad.
• Se enfocan en métodos estructurados para alcanzar resultados.
• Deben ser unos pocos, pero relevantes y significativos enfocados a acciones concretas para que el gestor los pueda interpretar para optimizar los resultados de su gestión.
• Deben ser coherentes y comparables con estados históricos, actuales y proyectados.
• En la medida de lo posible deben ser estándares de la industria para permitir comparativas con diversas organizaciones. Aun cuando al momento de su definición e implementación de estas mediciones se debe identificar y tener en cuenta el factor competitivo por el cual la organización se quiere destacar.

Para la administración de un centro de distribución existen dos clases de indicadores que se destacan, los Indicadores de Planificación y Control Interno, que hacen referencia al desempeño de la operación y la productividad de los recursos asociados al proceso (económicos, físicos y humanos), y los Indicadores de Calidad: que hacen referencia a la percepción de los clientes en cuanto a cumplimientos (atención, tiempos, entregas, etc.).

Luego de la identificación por clase se deben definir las variables de acuerdo a las particularidades del negocio de cada organización, en este contexto se identifica a: Tipos de Clientes de acuerdo a servicios prestados, Tipos de Productos de acuerdo a sus características distintivas (peligrosos, fríos, congelados, de alto valor, ect.) y Tipos de Procesos relacionados con actividades (recepción, cross docking, almacenamiento, picking, despacho, transporte, ect.)

En tal sentido, los indicadores ligados al almacenamiento y preparación de pedidos consideran, entre otras, la planificación de inventarios haciendo referencia a:

• la visualización de mercancías (peso y dimensiones) para optimizar el almacenamiento y transporte de pedidos,
• niveles de rotación y punto de re-orden para evitar quiebre de inventarios,
• capacidad instalada y utilizada para optimizar espacios y tiempos,
• costos operativos vinculados a peso, volumen o unidades de mercancía almacenada y procesada,
• niveles de devoluciones y/o desperdicios que tienen un fuerte impacto en lo económico y en la calidad.

No obstante y a pesar que lo expuesto pone en evidencia lo útil y necesario que es contar con sistemas integrados de KPI’s, y los beneficios que acarrean a las organizaciones, existen dos grandes problemas al momento de implementar este tipo de herramientas: uno de fácil resolución, como lo es la disponibilidad de información que se logra con una correcta estructuración de bases de datos y otro de más difícil solución por tratarse de adaptaciones culturales en donde interviene el factor humano propenso a reaccionar con resistencia a los cambios y a la medición y evaluación de resultados  y/o simplemente por no tomar conciencia de la importancia y atención que merecen los KPI’s para la subsistencia competitiva de la organización.

Teniendo en cuenta estos obstáculos  y a pesar de las dificultades, el potencial de lograr  resultados increíbles hace que cada vez más las empresas reconozcan el valor agregado aportado por los KPI’s y tienden a implementar herramientas con indicadores, como lo son los cuadros de mandos integrados que concatenan impactos en diversas perspectivas, que les brinda a los Gerentes la capacidad de tomar decisiones inteligentes  e informadas, minimizando el grado de incertidumbre, fundamentadas en datos empíricos.

Indicadores – Cuadro de Mando Área Logística, Sec. Transporte